Cinq statuts, six compteurs.
Nouveau, En cours, Traité, Clôturé ou En attente. Au-dessus de la liste, six compteurs filtrent d'un clic, de « Non assigné » à « Hors délai ». Un propriétaire ou un éditeur de la boîte allume la barre.
Mail — La boîte partagée, geste par geste.
Dans Comunik Mail, chaque e-mail de contact@ ou de sav@ a un responsable, choisi par vous ou par la boîte. Lui seul répond au client. L'équipe suit les statuts et les délais, et se parle dans le fil sans que le client le voie.
Le responsable
Un responsable par e-mail, à la main ou par la boîte.
Le nom du responsable s'affiche sur la ligne et dans le fil, et lui seul peut répondre au client. Vous le choisissez dans la liste des membres, ou la boîte le désigne dès que l'e-mail arrive.
Assigner
Un clic sur la ligne,
et le fil a son responsable.L'icône de la ligne ouvre la liste des membres de la boîte, « Moi » en tête, avec une recherche. Le responsable choisi s'affiche sur le fil. Un clic sur son avatar ouvre sa carte : l'appeler, lui écrire ou le désassigner.
- « Moi » en tête
- La carte du responsable
- Désassigner depuis sa carte
Répartir
La boîte choisit
dès l'arrivée de l'e-mail.Dans les réglages de l'équipe, trois choix : aucun automatisme, la répartition automatique ou le premier qui répond. La répartition se fait chacun son tour, au moins occupé, ou par compétence quand l'IA du Mail est allumée. Avec « Contact fidélisé », un client qui revient retrouve le collègue qui l'a suivi.
- Chacun son tour
- Le moins occupé d'abord
- Au premier qui répond
- Contact fidélisé
Une seule réponse
La réponse est réservée
à son responsable.Quand le fil est assigné à un collègue, les autres voient Répondre, Répondre à tous et Transférer grisés, avec son nom dans l'infobulle. Le serveur bloque aussi leur envoi. Sur le téléphone, une réponse commencée avant le changement de responsable est refusée, avec un message.
- Boutons grisés pour les autres
- Envoi bloqué par le serveur
- Commentaires ouverts à tous
Le suivi
Chaque fil a un statut, et chaque retard se voit.
Le statut dit où en est chaque e-mail, et les compteurs font le total pour l'équipe. Un fil reporté revient seul. Le délai de réponse de la boîte prévient avant l'échéance, puis signale les retards.
Reporté à demain matin, il revient seul.
Vous le reportez d'une heure, à demain matin, à lundi prochain ou à une date. Le fil passe en attente, puis reprend seul son statut d'avant à l'heure dite.
Un délai par boîte, et l'alerte avant l'échéance.
Vous fixez le délai de réponse et le seuil d'alerte, en heures. L'icône du fil passe du vert à l'orange, puis au rouge, et le filtre « Hors délai » sort les retards.
Entre collègues
L'équipe se parle dans le fil,
le client n'en voit rien.
Sous les e-mails, les commentaires internes portent le badge « Interne » et ne partent jamais avec la réponse. L'œil du fil dit qui l'a lu et qui le consulte en ce moment. L'historique garde ce qui s'y est passé.
- @ pour prévenir un collègue, qui reçoit une notification
- Gras et italique ; modifier ou supprimer son commentaire
- « Vu par » : qui a lu le fil, et à quelle heure
- « Consulte actuellement » : qui l'a ouvert en ce moment
- L'historique : reçu, assigné, vu, répondu, commenté
- Des notifications réglées boîte par boîte
L'inventaire
Tout ce que fait la boîte, et ce qui manque.
Le travail à plusieurs, fonction par fonction. Ce qui est en gris n'existe pas encore, ou pas partout (web ou téléphone).
Pas encore, ou pas partout
Le responsable
- Un responsable par fil, choisi à la main, sur le web et le téléphone
- « Moi » en tête de la liste des membres, avec une recherche
- La carte du responsable : l'appeler, lui écrire, le désassigner
- Sur un fil assigné, seul le responsable répond ; le serveur bloque les autres
- Les commentaires internes restent ouverts à toute l'équipe
- Changer de responsable en un seul geste, sans désassigner d'abord
La répartition
- Trois réglages : aucun automatisme, répartition automatique, premier qui répond
- Chacun son tour, le moins occupé, ou par compétence avec l'IA du Mail allumée
- « Contact fidélisé » : le client retrouve son dernier interlocuteur
- Une pastille dit d'où vient l'assignation : « Assigné par règle », « Auto-assigné (premier répondeur) »
- La répartition par l'IA, avec une consigne écrite
- Sauter les collègues absents dans la répartition
- Une règle de tri qui assigne le fil
Statuts, reports et délais
- Cinq statuts : Nouveau, En cours, Traité, Clôturé, En attente
- Six compteurs qui filtrent d'un clic, affichés par un propriétaire ou un éditeur
- Reporter un fil : il reprend seul son statut d'avant
- Un délai de réponse et un seuil d'alerte par boîte, en heures
- Le filtre « Hors délai », sur le web et le téléphone
- La notification « Risque SLA » sur le téléphone
- Un délai qui suit vos horaires d'ouverture
- Le même nom de statut partout : le téléphone dit « En pause »
Entre collègues
- Commentaires internes avec @mention et badge « Interne »
- Gras, italique ; modifier ou supprimer son commentaire
- « Vu par » : qui a lu le fil, et à quelle heure
- « Consulte actuellement », dans la liste « Vu par »
- « … est en train de répondre » : sur le téléphone seulement
- L'historique du fil : reçu, assigné, vu, répondu, commenté
- Les statuts et les déplacements dans l'historique
- Notifications par boîte : nouveaux e-mails, mentions, assignations
- Un code de référence sur chaque e-mail, que la recherche retrouve
Questions fréquentes
Ce qu'on nous demande sur la boîte partagée.
Les réponses, y compris quand elles disent ce qui manque encore. Votre question n'y est pas ? Posez-la pendant la démonstration.
Une boîte partagée pour l'équipe. À essayer sur vos propres e-mails.
Branchez contact@, invitez l'équipe, et laissez la boîte répartir les e-mails ou faites-le à la main. Compris dans Comunik KIT, formule Full.
